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¿Necesito un software de administración personalizado para mi empresa?

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Allan Seeman
ByPor Allan Seeman

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No importa en qué industria trabaje, todos los buenos gerentes tratarán de buscar técnicas más efectivas para mejorar sus sistemas y flujos de trabajo. Pero, ¿cómo puede saber directamente si su empresa necesita software de administración personalizado para mejorar las relaciones con los clientes, los empleados y los clientes? Las empresas vienen en todas las formas y tamaños. Una empresa de catering de nueva creación es tan candidata para el software de gestión como la empresa de construcción local que gana varios millones al año. El tipo de software que persiga para ayudar a las operaciones de flujo de trabajo de su empresa dependerá, por tanto, del tamaño del negocio, los planes para el futuro y los recursos disponibles.

La verdadera pregunta en juego es si eliges una solución de administración personalizada o si compras una de fábrica. El software preconfigurado ofrece algunas ventajas instantáneas, a menudo con un costo inicial más bajo, que ofrece soporte y mantenimiento periódicos, y generalmente es operado por SaaS. Sin embargo, dependiendo del modelo de negocio o sistema, las empresas tienden a tener que adaptarse al software, y no al revés. Además, el software ya preparado no siempre se integra con sus plataformas existentes, y con frecuencia no se puede modificar para funciones muy específicas. Para las industrias con requisitos muy detallados, una solución de administración de «talla única» no solo es poco probable que satisfaga las necesidades de cada negocio, sino que tampoco es realista esperar que lo haga.

El software de administración personalizado, por otro lado, puede adaptarse a los requisitos según sea necesario. Las modificaciones adicionales se pueden implementar rápidamente, escalando el software para apoyar el crecimiento del negocio. El software personalizado generalmente también podrá operar con ecosistemas existentes y cualquier cantidad de requisitos.

Dependiendo de los objetivos que desee lograr, existen diversas soluciones de software de administración que se adaptan a industrias, requisitos y tipos de servicios específicos.

  • Software de gestión de relaciones con los clientes (CRM)

CRM ofrece una forma para que las empresas administren las interacciones de la compañía con clientes actuales y potenciales. Al organizar y automatizar las oportunidades para los clientes, les da a los gerentes el tiempo para desarrollar otras áreas de negocios; permitiéndole enfocarse en sus relaciones con clientes nuevos y existentes. CRM personalizado debería requerir poco o prácticamente ningún tiempo de capacitación, y debe mejorar el marketing, las ventas, el servicio al cliente y el soporte técnico para compañías individuales. La solución debería ayudarlo a crear bases de datos para alcanzar los objetivos de la compañía, ayudando a ampliar los objetivos, así como también permitiendo que los clientes descubran productos y encuentren información.

  • Software de gestión de inventario

El software de gestión de inventario puede realizar un seguimiento del inventario, pedidos, ventas, entregas y fabricantes, y se puede utilizar para crear órdenes de trabajo y documentos de producción. Para las compañías que administran el inventario diariamente al hacer pedidos y enviar a los clientes, es crucial tener un buen conocimiento de las existencias y suministros. El software de inventario personalizado también debe proporcionar mejores herramientas de contabilidad e inventario al ajustar los sistemas existentes, en lugar de tener que volver a capacitar a los empleados y crear nuevas hojas de cálculo.

  • Software de gestión de proyectos

Cualquier empresa que atiende a sus clientes necesita una forma de estimar, entregar, rastrear y facturar por los servicios. Para organizar mejor los flujos de trabajo tanto para la empresa como para los proyectos de los clientes, y mejorar la comunicación y la precisión de los proyectos, muchos optarán por una solución personalizada para sus requisitos únicos en función de la industria, los tipos de clientes o los servicios. Un software de administración personalizado de proyectos debe otorgarle a la empresa el control total de los datos para administrar clientes, proveedores, prospectos, proyectos e hitos; así como tareas individuales, grupos de tareas, administración del tiempo, informes y recordatorios.

Recuerde, no importa qué tipo de solución personalizada o no personalizada decida que es más esencial para su negocio, debe hacerse las siguientes preguntas:

  1. ¿Cumple con las necesidades de su negocio?
  2. ¿Le ahorra dinero a largo plazo?
  3. ¿Te ahorra tiempo?
  4. ¿Facilita la carga de tiempo de los empleados?
  5. ¿Mejora los flujos de trabajo de su cliente y compañía?

Para empresas más pequeñas con un presupuesto más bajo, el software listo para usar podría ser un buen lugar para comenzar. Pero si está planeando un desarrollo empresarial importante y amplio, muchos encontrarán que el software personalizado es más duradero, más flexible y está mejor equipado para esas iniciativas a largo plazo. Es probable que las empresas medianas y grandes actuales busquen un software de gestión personalizado para fomentar el crecimiento a largo plazo y mantenerse dinámicos. Hace un buen trabajo al hacer que su negocio sea más escalable al mejorar los métodos de productividad, mejorar las estrategias existentes y allanar el camino para las nuevas